Datenschutz¶
Um die DSGVO und andere Datenschutzgesetze einzuhalten ist es ggf. erforderlich, Benutzer inkl. aller zugehöriger Tickets dauerhaft aus dem System löschen.
Bemerkung
🤔 Huh? Ich sehe den Datenschutz-Bereich nicht…
Der Zugriff auf diesen Bereich erfordert die Berechtigung admin.data_privacy
(eingeführt in Zammad 3.5).
Auf älteren Systemen, die noch nicht aktualisiert wurden, können Kunden auch über die Zammad-Konsole gelöscht werden.
Löschen von Benutzern¶
Warnung
💣 Das Löschen ist ENDGÜLTIG!
Sobald Sie auf „Löschen“ klicken, kann die Aktion nicht mehr abgebrochen oder rückgängig gemacht werden.
Jedes Mal, wenn Sie einen Benutzer löschen, werden auch alle seine Tickets gelöscht. Es ist nicht möglich, einen Benutzer zu löschen und seine Tickets zu behalten.
Bemerkung
🙅 Die folgenden Datensätze können nicht gelöscht werden:
Ihr eigenes Konto
das letzte verbleibende Administratorkonto des Systems
Schritt 1: Benutzer suchen / Löschung bestätigen¶
Es gibt drei Möglichkeiten, den Dialog zum Löschen von Benutzern aufzurufen:
aus dem Profil des Nutzers
in den Einstellungen unter „Verwalten > Benutzer“
in den Einstellungen unter „System > Datenschutz“
Hinweis
👥 Sie können auch Organisationen löschen.
Wenn der zu löschende Kunde der letzte Benutzer in seiner Organisation ist, wird im Dialogfeld zum Löschen von Benutzern die Option Organisation löschen? angezeigt:
(Wenn diese Option nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass es keine ausstehenden Löschaufgaben für andere Kunden aus dieser Organisation gibt.)
Schritt 2: Status des Löschauftrags prüfen¶
Es kann bis zu zehn Minuten dauern, bis das System Ihre Anfrage bearbeitet. Für jeden Benutzer, den Sie löschen, wird eine „Löschaufgabe“ in die Warteschlange aufgenommen. Sie können den Status dieser Aufgaben an zwei Stellen im Auge behalten:
- im Aktivitäts-Verlauf
-
Für jeden gelöschten Benutzer wird der Aktivitäts-Verlauf zweimal aktualisiert - einmal bei der Erstellung der Aufgabe und einmal bei ihrer Erledigung.
Hinweis
Diese Benachrichtigungen sind nur für Benutzer mit der Berechtigung
admin.data_privacy
sichtbar. - in den Einstellungen unter „System > Datenschutz“
Regelmäßige gestellte Fragen¶
- 🤓 Was passiert, wenn ich eine Email von einem gelöschten Kunden erhalte?
Zammad erstellt automatisch einen neuen Benutzer-Account wann immer es eine Nachricht von unbekannten E-Mail-Adressen erhält - das betrifft auch gelöschte Benutzer. Gelöschte Nutzer werden niemals vom Erstellen neuer Tickets abgehalten.
Sollte der unwahrscheinliche Fall eintreten, dass Sie eine E-Mail erhalten, nachdem Sie auf „Löschen“ geklickt haben und das System Ihren Auftrag bearbeitet hat, wird das Ticket automatisch entfernt. Die Ticketnummer für das gelöschte Ticket wird in den Einstellungen unter System > Datenschutz > Erledigte Vorgänge > Benutzer löschen > Gelöschte Tickets angezeigt.
- 🤔 Was ist mit Benutzerinformationen, die in internen Notizen oder anderen Nachrichten gespeichert sind?
Beim Löschvorgang werden nur Benutzerkonten und zugehörige Tickets entfernt.
Wenn es Verweise auf den Namen eines Benutzers oder Informationen gibt, die an anderer Stelle im System gespeichert sind, werden diese Informationen nicht entfernt, da es keine Möglichkeit gibt, diese sicher einem Benutzer zuzuordnen.
- 😵 Ich habe einen Benutzer gelöscht und kann immer noch eine von ihm gesendete Nachricht sehen!
Tickets können nur zu einem einzigen Kunden gehören, können aber Nachrichten („Artikel“) von mehreren Personen enthalten. Wenn Sie einen Benutzer gelöscht haben, aber immer noch Artikel sehen, die er gesendet hat, machen Sie sich keine Sorgen - diese Artikel gehören zu einem Ticket, das jemand anderem gehört, und enthalten keinen Hinweis mehr auf die Identität des Absenders.
- 🚮 Ich habe einen Kunden entfernt, jetzt stimmt mein Reporting nicht mehr!
Beim Entfernen von Benutzern und deren Tickets werden alle Referenzen entfernt. Dies betrifft z.B. auch das Reporting - diese Informationen sind weg.
- 🤔 Wie lange speichert Zammad erstellte Aufgaben?
Bitte beachten Sie den Abschnitt über lokale Daten im Kapitel Datenschutz.