Datenschutz

Um die DSGVO und andere Datenschutzgesetze einzuhalten ist es ggf. erforderlich, Benutzer inkl. aller zugehöriger Tickets dauerhaft aus dem System löschen.

Sie können manuelle Löschaufgaben oder sogar automatisierte Löschaufgaben für Tickets und Benutzer, basierend auf benutzerdefinierten Bedingungen, über scheduler erstellen!

Der Zugriff auf diesen Bereich erfordert die Berechtigung admin.data_privacy (eingeführt in Zammad 3.5).

Auf älteren Systemen, die noch nicht aktualisiert wurden, können Kunden auch über die Zammad-Konsole gelöscht werden.

Im Dialogfeld zum Löschen von Benutzern werden einige der Tickets aufgelistet, die zusammen mit dem Benutzer aus dem System entfernt werden.

Löschen von Benutzern per GUI

Warnung

🔥 Jede Löschung ist ENDGÜLTIG!

Sobald Sie auf „Löschen“ klicken, kann die Aktion nicht mehr abgebrochen oder rückgängig gemacht werden.

Jedes Mal, wenn Sie einen Benutzer löschen, werden auch alle seine Tickets gelöscht. Es ist nicht möglich, einen Benutzer zu löschen und seine Tickets zu behalten.

Bemerkung

Die folgenden Datensätze können nicht gelöscht werden:

• Ihr eigenes Konto

• das letzte verbleibende Administratorkonto des Systems

Schritt 1: Benutzer suchen / Löschung bestätigen

Es gibt drei Möglichkeiten, den Dialog zum Löschen von Benutzern aufzurufen:

aus dem Profil des Nutzers

Klicken Sie auf Aktion > Löschen.

in den Einstellungen unter „Verwalten > Benutzer“

Verwenden Sie das Menü ⋮ Aktionen für den entsprechenden Benutzer.

in den Einstellungen unter „System > Datenschutz“

Verwenden Sie die Schaltfläche Neue Löschaufgabe. Suchen Sie nach Benutzern anhand von Namen oder E-Mail-Adressen.

Organisationen löschen

Wenn der zu löschende Kunde der letzte Benutzer in seiner Organisation ist, wird im Dialogfeld zum Löschen von Benutzern die Option Organisation löschen? angezeigt:

Wenn diese Option nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass es keine ausstehenden Löschaufgaben für andere Kunden aus dieser Organisation gibt.

Schritt 2: Status des Löschauftrags prüfen

Es kann bis zu zehn Minuten dauern, bis das System Ihre Anfrage bearbeitet. Für jeden Benutzer, den Sie löschen, wird eine „Löschaufgabe“ in die Warteschlange aufgenommen. Sie können den Status dieser Aufgaben an zwei Stellen im Auge behalten:

im Aktivitäts-Verlauf

Für jeden gelöschten Benutzer wird der Aktivitäts-Verlauf zweimal aktualisiert - einmal bei der Erstellung der Aufgabe und einmal bei ihrer Erledigung.

Hinweis

Diese Benachrichtigungen sind nur für Benutzer mit der Berechtigung admin.data_privacy sichtbar.

in den Einstellungen unter „System > Datenschutz“

Regelmäßige gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich eine E-Mail von einem gelöschten Kunden erhalte?

Zammad erstellt automatisch einen neuen Benutzer-Account wann immer es eine Nachricht von unbekannten E-Mail-Adressen erhält - das betrifft auch gelöschte Benutzer. Gelöschte Nutzer werden niemals vom Erstellen neuer Tickets abgehalten.

Sollte der unwahrscheinliche Fall eintreten, dass Sie eine E-Mail erhalten, nachdem Sie auf „Löschen“ geklickt haben und das System Ihren Auftrag bearbeitet hat, wird das Ticket automatisch entfernt. Die Ticketnummer für das gelöschte Ticket wird in den Einstellungen unter System > Datenschutz > Erledigte Vorgänge > Benutzer löschen > Gelöschte Tickets angezeigt.

Was ist mit Benutzerinformationen, die in internen Notizen oder anderen Nachrichten gespeichert sind?

Beim Löschvorgang werden nur Benutzerkonten und zugehörige Tickets entfernt.

Wenn es Verweise auf den Namen eines Benutzers oder Informationen gibt, die an anderer Stelle im System gespeichert sind, werden diese Informationen nicht entfernt. Grund dafür ist, dass es keine sinnvolle Möglichkeit gibt, diese Informationen zuverlässig zu ermitteln.

Ich habe einen Benutzer gelöscht und kann immer noch eine von ihm gesendete Nachricht sehen!

Tickets können nur zu einem einzigen Kunden gehören, können aber Nachrichten („Artikel“) von mehreren Personen enthalten. Wenn Sie einen Benutzer gelöscht haben, aber immer noch Artikel sehen, die er gesendet hat, machen Sie sich keine Sorgen - diese Artikel gehören zu einem Ticket, das jemand anderem gehört, und enthalten keinen Hinweis mehr auf die Identität des Absenders.

Ich habe einen Kunden entfernt, jetzt passt das Reporting nicht mehr!

Beim Entfernen von Benutzern und deren Tickets werden alle Referenzen entfernt. Dies betrifft z.B. auch das Reporting - diese Informationen sind weg.

Wie lange speichert Zammad erstellte Aufgaben?

Bitte beachten Sie den Abschnitt über lokale Daten im Kapitel Datenschutz.

Was ist mit neu zugewiesenen Tickets? Ich möchte sie auch löschen.

Es werden nur Tickets gelöscht, die dem entsprechenden Kunden zum Zeitpunkt der Ausführung der Datenschutz-Löschaufgabe zugewiesen sind. Historische Zuweisungen werden bei der Löschung nicht berücksichtigt.

Warum gibt es so viele Löschaufgabeneinträge, ich habe sie nicht erstellt!

Die Löschaufgaben können von der Automatisierungen kommen. Und zwar ist die Aktion „Datenschutz-Löschaufgabe hinzufügen“ für die Einträge verantwortlich.