Grundeinrichtung

Um einen neuen Google-E-Mail-Kanal in Zammad einzurichten, müssen Sie zunächst einen OAuth-Client in der Google Cloud Console erstellen. Anschließend können Sie Zammad mit Ihrem Google-Konto verbinden und beliebig viele Postfächer zu Zammad hinzufügen.

Wenn Sie bereits Google-E-Mail-Kanäle über IMAP in Zammad eingerichtet haben, können Sie diese ganz einfach zu einem Google-Kanal migrieren. Befolgen Sie die folgenden Schritte, überspringen Sie jedoch den Schritt „Konto hinzufügen” und fahren Sie mit Von E-Mail-Kanal migrieren fort.

OAuth App konfigurieren

• Melden Sie sich bei der Google Cloud-Konsole an.

• Erstellen Sie eine neue App, falls Sie noch keine haben.

• Gehen Sie zu APIs & Services > OAuth-Einwilligungs-Screen und erstellen Sie einen OAuth-Client, indem Sie auf die Schaltfläche OAuth-Client erstellen klicken.

• Wählen Sie als Typ Web application aus, geben Sie einen passenden Namen ein und fügen Sie eine Redirect-URI hinzu. Die Redirect-URI finden Sie im Google-Konto-Dialog von Zammad, indem Sie das Konfigurationsdialogfeld über die Schaltfläche Google App verbinden öffnen (bezeichnet als Ihre Callback-URL).

• Nach dem Speichern Ihrer App wird ein Dialogfeld mit der Client-ID und dem Client-Secret angezeigt. Kopieren Sie diese und fügen Sie sie in Zammad im Dialogfeld für die App-Konfiguration ein.

• Übermitteln Sie die App-Konfiguration in Zammad und wechseln Sie zurück zur Google Cloud Console.

• Kehren Sie zum Dashboard zurück, wählen Sie APIs & Services > Enabled APIs & Services und klicken Sie auf die Schaltfläche Enable APIs & services. Suchen Sie nach gmail, öffnen Sie es und klicken Sie auf die Enable Schaltfläche.

• Gehen Sie zu OAuth consent screen > Data Access und klicken Sie auf die Schaltfläche Add or remove scopes. Suchen Sie nach gmail und fügen Sie den Scope https://mail.google.com/ hinzu. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Update.

Nun sind Sie technisch bereit, ein Gmail-Postfach mit Zammad zu verbinden. Je nach Ihrem Szenario sollten Sie sich auch den Abschnitt Zielgruppe in der Cloud-Konsole ansehen. Fügen Sie entweder ein Testkonto für die App hinzu oder veröffentlichen Sie es für den produktiven Einsatz.

Konto hinzufügen

Nachdem Sie eine OAuth-App registriert haben, können Sie Gmail-Konten mit Zammad verbinden.

Gefahr

• Standardmäßig löscht Zammad alle E-Mails in Ihrem Posteingang während des Importvorgangs. Verwenden Sie die Einstellung Nachrichten auf dem Server behalten, um dieses Verhalten zu deaktivieren oder aktivieren Sie den Archivmodus.

• Zammad sendet eine automatische Eingangsbestätigung an alle Absender der importierten E-Mails (auch an die Absender von alten E-Mails!). Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Verhalten vor dem Hinzufügen eines E-Mail Kontos deaktivieren und es wieder einschalten, sobald alle Ihre E-Mails importiert wurden.

Um Ihr Google Konto zu verbinden, klicken Sie in Zammad auf Konto hinzufügen. Sie werden dann zu einem Zustimmungsdialog weitergeleitet. Klicken Sie sich durch die Bildschirme und stellen Sie sicher, dass Sie das gewünschte Google Konto auswählen und die Erlaubnis zur E-Mail-Bearbeitung erteilen, wie Sie im folgenden Screenshot sehen können.

Nachdem Sie auf Continue geklickt haben, werden Sie zu Zammad weitergeleitet, wo Sie einen Dialog sehen, in dem Sie einige Einstellungen für den Kanal festlegen können:

Zielgruppe

Die Gruppe, der eingehende E-Mails zugeordnet werden.

Verwenden Sie Filter für eine feinere Sortierung der eingehenden E-Mails.

E-Mail-Versandadresse der Zielgruppe

Legen Sie fest, ob die E-Mail-Adresse der ausgewählten Gruppe für ausgehende E-Mails zugewiesen werden soll.

Mit Wechsel zu … wird diese E-Mail-Adresse der Gruppe für ausgehende E-Mails hinzugefügt. Dies kann eine bereits zugewiesene E-Mail-Adresse überschreiben.

E-Mail-Adresse nicht ändern weist der Gruppe keine E-Mail-Adresse zu und ändert sie nicht. Wenn der Gruppe keine E-Mail-Adresse zugewiesen ist, bleibt sie leer. Wenn der Gruppe bereits eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde, bleibt diese unverändert.

Ordner

Geben Sie an, welcher Ordner (oder welches Label) abgerufen werden soll oder lassen Sie ihn leer, um E-Mails aus INBOX abzurufen. Wenn Sie einen verschachtelten Ordner angeben, stellen Sie sicher, dass Sie den vollständigen Pfad verwenden, z.B. Anfragen/Support.

Nachrichten auf Server belassen

Spezifizieren Sie, was mit den Emails nach Zammads Import passieren soll:

• nein: Zammad löscht alle importierten Nachrichten

• Ja: Zammad markiert importierte Nachrichten als gelesen. Mit dieser Option wird Zammad nur ungelesene Nachrichten importieren. Das bedeutet, dass Zammad Nachrichten übersehen kann, wenn das Postfach bzw. Mails darin von extern verändert werden.

Bemerkung

Warum löscht Zammad standardmäßig Nachrichten?

Wenn Sie Ihren Posteingang nie bereinigen, laufen Sie irgendwann in ein Speicherlimit und Ihr Mailserver beginnt, eingehende Nachrichten abzulehnen.

Wenn Sie hier Ja auswählen, denken Sie bitte daran, Ihren Posteingang gelegentlich zu bereinigen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Speicherplatz-Probleme zu bekommen.

Archiv-Modus

Wie sollen alte Emails importiert werden?

Bei der Einrichtung eines E-Mail-basierten Kanals prüft Zammad, ob E-Mails im Posteingang vorhanden sind. Wenn Zammad mindestens eine E-Mail findet, wird das Dialogfeld für den Archivierungsmodus getriggert und der Archivierungsmodus ist standardmäßig aktiviert. Dieser Dialog wird auch angezeigt, wenn Sie einen bestehenden E-Mail-basierten Kanal bearbeiten. Mit dem Archivierungsmodus können Sie:

• Legen Sie einen Stichtag fest, d.h. ältere E-Mails werden im Archivmodus importiert, neuere als reguläre Tickets (einschließlich Auto-Antwort-Nachrichten und im Status „neu“).

• Wählen Sie einen Zielstatus für die archivierten E-Mails: In den meisten Fällen werden Sie die archivierten E-Mails im Status „geschlossen“ importieren wollen. Wenn Sie jedoch einen anderen Anwendungsfall haben, können Sie einen anderen Status wählen, der für Sie geeignet ist.

Bei der Archivierung von E-Mails bleiben Erstellungsdatum und -uhrzeit erhalten, und es finden keine automatischen Aktionen (z.B. Trigger mit Auto-Antwort) statt. Wenn sie als reguläre Tickets importiert werden, ist das Datum und die Uhrzeit immer die Uhrzeit des Imports.

Um alle E-Mails als reguläre Tickets zu importieren, schalten Sie einfach den Archivmodus aus.

Gefahr

Wenn Sie den Archivierungsmodus deaktivieren, behandelt Zammad alle E-Mails (auch alte) so, als wären sie heute versandt worden. Das bedeutet, dass die Absender automatische Antworten erhalten und Tickets im Status „neu“ für jede Nachricht erstellt werden.

Wenn Sie noch mehr differenzieren wollen, müssen Sie manuell eingreifen und Dinge wie Trigger deaktivieren, bevor Sie ein E-Mail Konto hinzufügen, abhängig davon was Sie erreichen möchten.

Nachdem Sie das Google Konto erfolgreich hinzugefügt haben, können Sie die Gruppe einstellen, der Zammad neu eingehende Tickets zuweist.

Es werden nur aktive Gruppen angezeigt. Wenn Sie diese Einstellung ändern, werden vorhandene Tickets nicht neu zugewiesen.

Von E-Mail-Kanal migrieren

E-Mail-Kanal in Google-Kanal umwandeln

In Zammad gibt es eine Migrations-Funktion, mit der Sie ein als E-Mail-Kanal existierendes Google-Konto in einen Google-Kanal umwandeln können.

Bemerkung

Zammad erwartet bestimmte Einstellungen. Damit Zammad die Migrationsoption anzeigt, muss der Hostname des Kanals für IMAP imap.gmail.com und für SMTP smtp.gmail.com lauten.

Der einfachste Weg, die Migration zu starten, ist eine OAuth App konfigurieren für Ihre Google Konten vor der Migration zu erstellen. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie von Zammad aufgefordert, Ihre App-Zugangsdaten für die Anwendung anzugeben, bevor Sie fortfahren können.

Wenn Sie bereit sind, klicken Sie einfach auf den Jetzt migrieren! Button im roten Banner des betreffenden E-Mail-Kanals. Sie werden dann zu Google weitergeleitet und müssen sich dort authentifizieren und zustimmen.

Nachdem Sie auf weiter geklickt haben werden Sie zur Konto-Übersicht des Google-Kanals in Zammad weitergeleitet. Ihr Kanal wurde nun erfolgreich in einen Google-Kanal umgewandelt.

Rückgängigmachen der Migration

Falls etwas schiefgegangen ist, können Sie die Umwandlung innerhalb von 7 Tagen rückgängig machen. Sie können dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche Rollback migration klicken. Für diese Zeitspanne speichert Zammad die Zugangsdaten und kann sie bei Bedarf wiederherstellen. Diese Zugangsdaten werden nach 7 Tagen vollständig gelöscht.

Fehlerbehebung

Mein OAuth-Zugang funktioniert nicht mehr

Haben Sie kürzlich Ihr Google-Passwort geändert? Google setzt alle Ihre OAuth-Tokens auf ungültig, wenn Sie es ändern.

Wie kann das Gmail Konto für ausgehende Systembenachrichtigungen verwenden werden?

Auf Cloud-Service Instanzen ist das nicht möglich. Die Benachrichtigungen kommen immer von „Notification Master <noreply@your.zammad.domain>“.

Auch für selbst gehostete Zammad-Instanzen empfehlen wir das nicht. Ein Gmail-Konto für automatische ausgehende E-Mail zu verwenden ist riskant: Usern, die Googles E-Mail Versandlimit überschreiten, kann der Account deaktiviert werden.

Richten Sie stattdessen einen allgemeinen E-Mail Kanal ein und benutzen Sie die Einstellungen für die E-Mail Benachrichtigung.

Ich habe mein Konto erfolgreich hinzugefügt, aber Zammad holt keine neuen E-Mails ab

Falls Sie einen spezifischen Ordner oder ein spezifisches Label angegeben haben, stellen Sie bitte sicher, dass E-Mails auch dort ankommen.