Account-Einrichtung

Nachdem Sie Zammad als OAuth-App im Azure-Portal eingerichtet haben, können Sie Ihre Microsoft-Konten mit Zammad verbinden.

☠️ Zu aller erst ein Warnung! Der Abholprozess tut Dinge, die Sie ggf. nicht erwarten:

Gefahr

• Standardmäßig löscht Zammad alle E-Mails in Ihrem Posteingang während des Importvorgangs. Verwenden Sie die Einstellung Nachrichten auf dem Server behalten, um dieses Verhalten zu deaktivieren.

• Zammad schickt eine automatische Eingangsbestätigung an alle Absender der importierten E-Mails (auch alte E-Mails!). Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Verhalten vor dem Hinzufügen eines Kontos deaktivieren und es wieder einschalten, sobald alle Ihre Nachrichten importiert worden sind.

Tipp

🤓 „Shared mailboxes“ sind möglich…

Stellen Sie für den entsprechenden Account sicher, dass ein Passwort gesetzt ist. Sie benötigen die Zugangsdaten später während der Einrichtung des Kontos.

🚛 Umwandeln eines existierenden E-Mail-Kanals

Sofern Sie bereits ein Microsoft-365-Konto als regulären E-Mail-Kanal eingerichtet haben, sollten Sie diesen evtl. in einen Microsoft-365-Kanal umwandeln: Microsoft plant, die einfache Passwort-Authentifizierung für E-Mail-Clients (wie Zammad) einzustellen.

Details entnehmen Sie bitte der Umwandeln eines E-Mail-Kanals in einen Microsoft 365-Kanal Anleitung.

Anfordern der Administrator-Einwilligung

Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn Sie keine Berechtigung für die App-Registrierung als Administrator im Namen anderer Benutzer haben. Falls Sie diese Einstellung nicht verwenden, können Sie diesen Schritt überspringen und zu Add a New Account gehen.

Anforderung der Erlaubnis

Klicken Sie in Zammad auf Administrator Zustimmung beantragen. Das ist in manchen Tenants notwendig.

Falls Ihr Administrator dies bereits bestätigt hat werden Sie automatisch authentifiziert und Sie können mit Neuen Account hinzufügen fortfahren.

Nachdem Sie authentifiziert sind und einen Grund dafür angegeben haben, werden Sie zu Zammad weitergeleitet. Zammad zeigt Ihnen dann an, dass Sie auf die Bestätigung Ihres Administrators warten müssen. Die Bestätigung oder Ablehnung wird Ihnen per Mail gesendet.

Zugriff Gewähren (Administrator Benutzer)

Gehen Sie in Enterprise applications zu Admin consent requests. Sie finden dort alle User, welche die Berechtigung angefordert haben.

Wenn Sie auf eine Anfrage klicken, können Sie sehen, welcher Benutzer die Einwilligung für welche App angefordert hat. Klicken Sie auf Berechtigungen und Zustimmung prüfen, um den Prozess zu starten. Sie werden hier nach Anmeldeinformationen gefragt. Bei diesen Anmeldeinformationen handelt es sich um die Administrator-Anmeldeinformationen, nicht um die des jeweiligen Postfachbenutzers.

Nachdem Sie die Anfrage gewährt haben, fahren Sie mit Neues Konto hinzufügen fort. (Wie in Schritt 3.1 der App-Registrierung.)

Hinzufügen eines neuen Kontos

Bemerkung

Der unten gezeigte Screencast zeigt den Authentifizierungsprozess mit aktivierter Administrator-Zustimmung und erteilter Berechtigung für den ganzen Tenant.

Wenn Sie in Ihrer Organisation keine Administrator-Zustimmung verwenden oder ein persönliches Microsoft-Konto authentifizieren, wird ein zusätzlicher Berechtigungsdialog angezeigt, den Sie bestätigen müssen.

Klicken Sie auf Konto hinzufügen, um Ihr Microsoft 365 / Outlook-Konto mit Zammad zu verbinden. Sie werden zu einer Microsoft Login-/Bestätigungs-Seite weitergeleitet.

Bemerkung

🕵️ Aliase werden nicht automatisch importiert.

Siehe Zusätzliche Adresse, um sie selbst hinzuzufügen.

Kanal

Ordner

Legen Sie den Ordner (oder das Label) fest, der abgerufen werden soll oder lassen Sie es leer, um die gesamte INBOX abzurufen.

Sofern Sie einen Ordner angegeben haben, der sich in einem anderen Ordner befindet, geben Sie bitte den vollen Pfad an, z.B. Anfragen/Tech-Support.

Nachrichten auf Server belassen

Spezifizieren Sie, was mit den Emails nach Zammads Import passieren soll:

• nein Zammad entfernt alle importierten Nachrichten

• ja Zammad markiert alle importierten Nachrichten als gelesen

  (Mit dieser Einstellung importiert Zammad ausschließlich ungelesene Nachrichten. Das bedeutet, dass Zammad Nachrichten übersieht, wenn das Postfach extern verändert wird.)

Bemerkung

🤔 Warum löscht Zammad standardmäßig Nachrichten?

Wenn Sie Ihre Postfach niemals bereinigen, können unter Umständen Speicherplatz-Limits erreicht werden und Ihr Email-Server lehnt eingehende Emails ab. Die meisten Zammad-Nutzer schauen für gewöhnlich nach dem Aufsetzen nicht mehr hinein und verlassen sich damit auf das Aufräumen durch Zammad.

Wenn Sie hier Ja auswählen, denken Sie bitte daran, Ihren Posteingang gelegentlich zu bereinigen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Speicherplatz-Probleme zu bekommen.

Nach dem Hinzufügen des Accounts

Nachdem das Microsoft 365 E-Mail-Konto eingerichtet wurde, können Sie die Gruppe definieren, der Zammad beim Eingang von neuen Mails Tickets zuweist.

Nur aktive Gruppen werden angezeigt.

Die Änderung dieser Einstellung wird bestehende Tickets keiner neuen Gruppe zuordnen.

Hinweis

🤓 Vergessen Sie nicht die ausgehende Email-Adresse zu setzen

In Zammad entscheidet jede Gruppe, welche Email-Adresse für den ausgehenden Versand verwendet wird. Eingehende Gruppen haben hierauf technisch keinen Einfluss.

Stellen Sie aus diesem Grund sicher, dass Sie auch die Gruppen-Einstellungen anpassen.

Fehlerbehebung

Ich habe mein Konto erfolgreich hinzugefügt, aber Zammad ruft keine E-Mails daraus ab

Falls Sie einen speziellen Ordner oder ein spezielles Label angegeben haben, stellen Sie bitte sicher, dass E-Mails auch dort ankommen.

Mein Postfach hat einwandfrei funktioniert, aber plötzlich kommt die Fehlermeldung EXPUNGE FAILED

Dies ist ein Microsoft 365-spezifisches Problem, das Sie mit Microsoft lösen müssen. Sie können jedoch einen Blick in deren Dokumentation werfen, um das Problem möglicherweise selbst zu lösen.

Sobald das Problem behoben wurde, wird der Zammad-Kanal wieder automatisch funktionieren.