Account-Einrichtung

Nachdem Sie Zammad als OAuth-App in Ihrem Entra Admin Center registriert haben, können Sie damit beginnen, Microsoft Konten mit Zammad zu verbinden.

☠️ Zu aller erst ein Warnung! Der Abholprozess tut Dinge, die Sie ggf. nicht erwarten:

Gefahr

• Standardmäßig löscht Zammad alle E-Mails in Ihrem Posteingang während des Importvorgangs. Verwenden Sie die Einstellung Nachrichten auf dem Server behalten, um dieses Verhalten zu deaktivieren.

• Zammad schickt eine automatische Eingangsbestätigung an alle Absender der importierten E-Mails (auch alte E-Mails!). Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Verhalten vor dem Hinzufügen eines Kontos deaktivieren und es wieder einschalten, sobald alle Ihre Nachrichten importiert worden sind.

Tipp

🤓 „Shared mailboxes“ sind möglich…

Stellen Sie für den entsprechenden Account sicher, dass ein Passwort gesetzt ist. Sie benötigen die Zugangsdaten später während der Einrichtung des Kontos.

🚛 Umwandeln eines existierenden E-Mail-Kanals

Sofern Sie bereits ein Microsoft-365-Konto als regulären E-Mail-Kanal eingerichtet haben, sollten Sie diesen evtl. in einen Microsoft-365-Kanal umwandeln: Microsoft plant, die einfache Passwort-Authentifizierung für E-Mail-Clients (wie Zammad) einzustellen.

Details entnehmen Sie bitte der Umwandeln eines E-Mail-Kanals in einen Microsoft 365-Kanal Anleitung.

Anfordern der Administrator-Einwilligung

Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn Sie keine Berechtigung für die App-Registrierung als Administrator im Namen anderer Benutzer haben. Falls Sie diese Einstellung nicht verwenden, können Sie diesen Schritt überspringen und zu Add a New Account gehen.

Anforderung der Erlaubnis

Klicken Sie in Zammad auf Administrator Zustimmung beantragen. Das ist in manchen Tenants notwendig.

Falls Ihr Administrator dies bereits bestätigt hat werden Sie automatisch authentifiziert und Sie können mit Neuen Account hinzufügen fortfahren.

Nachdem Sie authentifiziert sind und einen Grund dafür angegeben haben, werden Sie zu Zammad weitergeleitet. Zammad zeigt Ihnen dann an, dass Sie auf die Bestätigung Ihres Administrators warten müssen. Die Bestätigung oder Ablehnung wird Ihnen per Mail gesendet.

Zugriff Gewähren (Administrator Benutzer)

Gehen Sie innerhalb von Unternehmensanwendungen im Entra Admin Center zu Anforderungen zur Administratoreinwilligung. Hier finden Sie alle Genehmigungsanträge Ihrer Benutzer.

Wenn Sie auf eine Anfrage klicken, können Sie sehen, welcher Benutzer die Einwilligung für welche App angefordert hat. Klicken Sie auf Review permissions and consent, um den Prozess zu starten. Sie werden hier nach Anmeldeinformationen gefragt. Bei diesen Anmeldeinformationen handelt es sich um die Administrator-Anmeldeinformationen, nicht um die des jeweiligen Postfachbenutzers.

Nachdem Sie der Anfrage zugestimmt haben, fahren Sie mit „Ein neues Konto hinzufügen“ fort.

Hinzufügen eines neuen Kontos

Klicken Sie auf Konto hinzufügen, um Ihre Microsoft 365 Konten mit Zammad zu verbinden. Sie werden zu einer Microsoft-Anmelde- und Bestätigungsseite weitergeleitet. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und bestätigen Sie sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Akzeptieren.

Bemerkung

Aliasse werden nicht automatisch importiert.

Siehe Zusätzliche Adresse, um sie selbst hinzuzufügen.

Kanal

Zielgruppe

Die Gruppe, der eingehende E-Mails zugeordnet werden.

Verwenden Sie Filter für eine feinere Sortierung der eingehenden E-Mails.

E-Mail-Versandadresse der Zielgruppe

Legen Sie fest, ob die E-Mail-Adresse der ausgewählten Gruppe für ausgehende E-Mails zugewiesen werden soll.

Mit Wechsel zu … wird diese E-Mail-Adresse der Gruppe für ausgehende E-Mails hinzugefügt. Dies kann eine bereits zugewiesene E-Mail-Adresse überschreiben.

E-Mail-Adresse nicht ändern weist der Gruppe keine E-Mail-Adresse zu und ändert sie nicht. Wenn die Gruppe keine zugewiesene E-Mail-Adresse hat, bleibt sie leer. Wenn der Gruppe bereits eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde, bleibt diese unverändert.

Ordner

Legen Sie den Ordner (oder das Label) fest, der abgerufen werden soll oder lassen Sie es leer, um die gesamte INBOX abzurufen.

Sofern Sie einen Ordner angegeben haben, der sich in einem anderen Ordner befindet, geben Sie bitte den vollen Pfad an, z.B. Anfragen/Tech-Support.

Nachrichten auf Server belassen

Spezifizieren Sie, was mit den Emails nach Zammads Import passieren soll:

• nein Zammad entfernt alle importierten Nachrichten

• ja Zammad markiert alle importierten Nachrichten als gelesen

  (Mit dieser Einstellung importiert Zammad ausschließlich ungelesene Nachrichten. Das bedeutet, dass Zammad Nachrichten übersieht, wenn das Postfach extern verändert wird.)

Bemerkung

Warum löscht Zammad standardmäßig Nachrichten?

Wenn Sie Ihren Posteingang nie bereinigen, laufen Sie irgendwann in ein Speicherlimit und Ihr Mailserver beginnt, eingehende Nachrichten abzulehnen.

Wenn Sie hier Ja auswählen, denken Sie bitte daran, Ihren Posteingang gelegentlich zu bereinigen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Speicherplatz-Probleme zu bekommen.

Archiv-Modus

Wie sollen alte Emails importiert werden?

Bei der Einrichtung eines E-Mail-basierten Kanals prüft Zammad, ob E-Mails im Posteingang vorhanden sind. Wenn Zammad mindestens eine E-Mail findet, wird das Dialogfeld für den Archivierungsmodus getriggert und der Archivierungsmodus ist standardmäßig aktiviert. Dieser Dialog wird auch angezeigt, wenn Sie einen bestehenden E-Mail-basierten Kanal bearbeiten. Mit dem Archivierungsmodus können Sie:

• Legen Sie einen Stichtag fest, d.h. ältere E-Mails werden im Archivmodus importiert, neuere als reguläre Tickets (einschließlich Auto-Antwort-Nachrichten und im Status „neu“).

• Wählen Sie einen Zielstatus für die archivierten E-Mails: In den meisten Fällen werden Sie die archivierten E-Mails im Status „geschlossen“ importieren wollen. Wenn Sie jedoch einen anderen Anwendungsfall haben, können Sie einen anderen Status wählen, der für Sie geeignet ist.

Bei der Archivierung von E-Mails bleiben Erstellungsdatum und -uhrzeit erhalten, und es finden keine automatischen Aktionen (z.B. Trigger mit Auto-Antwort) statt. Wenn sie als reguläre Tickets importiert werden, ist das Datum und die Uhrzeit immer die Uhrzeit des Imports.

Um alle E-Mails als reguläre Tickets zu importieren, schalten Sie einfach den Archivmodus aus.

Gefahr

Wenn Sie den Archivierungsmodus deaktivieren, behandelt Zammad alle E-Mails (auch alte) so, als wären sie heute versandt worden. Das bedeutet, dass die Absender automatische Antworten erhalten und Tickets im Status „neu“ für jede Nachricht erstellt werden.

Wenn Sie noch mehr differenzieren wollen, müssen Sie manuell eingreifen und Dinge wie Trigger deaktivieren, bevor Sie ein E-Mail Konto hinzufügen, abhängig davon was Sie erreichen möchten.

Nach dem Hinzufügen des Accounts

Nach dem erfolgreichen Hinzufügen des Microsoft 365 E-Mail-Kontos können Sie die Standardgruppe, der Zammad neu eingehende Tickets zuweist, anpassen, indem Sie auf den Gruppennamen unter „Zielgruppe“ klicken:

Nur aktive Gruppen werden angezeigt.

Die Änderung dieser Einstellung wird bestehende Tickets keiner neuen Gruppe zuordnen.

Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Adresse nicht der Gruppe zugewiesen haben, überprüfen Sie nun, ob der Gruppe die richtige E-Mail-Adresse zugewiesen ist.

Andernfalls können die Agenten in dieser Gruppe keine E-Mails versenden.

Fehlerbehebung

Ich habe mein Konto erfolgreich hinzugefügt, aber Zammad ruft keine E-Mails daraus ab

Falls Sie einen speziellen Ordner oder ein spezielles Label angegeben haben, stellen Sie bitte sicher, dass E-Mails auch dort ankommen.

Mein Postfach hat einwandfrei funktioniert, aber plötzlich kommt die Fehlermeldung EXPUNGE FAILED

Dies ist ein Microsoft 365-spezifisches Problem, das Sie mit Microsoft lösen müssen. Sie können jedoch einen Blick in deren Dokumentation werfen, um das Problem möglicherweise selbst zu lösen.

Sobald das Problem behoben wurde, wird der Zammad-Kanal wieder automatisch funktionieren.

Werfen Sie einen Blick in den Abschnitt häufige Fehler, wenn Sie immer noch Probleme mit Ihrem M365 Konto haben.