Account-Einrichtung

Legen Sie einen neuen Email-Account an? Das bedeuten die Einstellungen.

☠️ Zu aller erst ein Warnung! Der Abholprozess tut Dinge, die Sie ggf. nicht erwarten:

Gefahr

• Standardmäßig löscht Zammad alle E-Mails in Ihrem Posteingang während des Importvorgangs. Verwenden Sie den Experten-Dialog, um dieses Verhalten zu deaktivieren.

• Zammad schickt eine automatische Eingangsbenachrichtigung an den Absender jeder importierten E-Mail (auch für alte E-Mails!). Verwenden Sie den Experten-Dialog, um dieses Verhalten zu ändern oder deaktivieren Sie Auto-Antworten vor dem Hinzufügen eines E-Mail Kontos und schalten sie wieder ein, sobald alle Ihre Konten importiert wurden.

Bemerkung

Gmail / G-Suite Benutzer:

Um ein Google Konto hinzuzufügen, erstellen Sie einen speziell dafür vorgesehenen Google Kanal.

Microsoft 365-Benutzer:

Um ein Microsoft 365 Konto hinzuzufügen, erstellen Sie einen dedizierten Microsoft 365 IMAP E-Mail Kanal oder Microsoft 365 Graph E-Mail Kanal.

Grundlegend

In den meisten Fällen kann Zammad die Konfiguration Ihres E-Mail-Anbieters allein anhand Ihrer E-Mail-Adresse ermitteln. Wenn die richtige Konfiguration nicht abgerufen werden konnte, fordert Zammad Sie auf, die richtigen Parameter manuell einzugeben.

Grundlegende Einrichtung eines eingehenden E-Mail-Kontos

Organisation & Abteilungsname

Der Anzeigename wird auch für ausgehende Emails verwendet.

Der Posteingang eines Kunden mit einer automatischen Antwort von Chrispresso Sales.

Wenn Sie mehrere Adressen zu einem einzigen Konto hinzufügen, können Sie für jede Adresse einen eigenen Organisations- und Abteilungsnamen festlegen.

Die E-Mail-Anzeigenamen können hier weiter angepasst werden.

E-Mail

Ihre Email-Adresse.

Wenn Ihr Konto-Login/Benutzername nicht mit Ihrer E-Mail-Adresse übereinstimmt, verwenden Sie den Dialog Experten (siehe unten).

Wenn Ihr Posteingang E-Mails für mehr als eine E-Mail-Adresse empfängt, müssen Sie nach der Einrichtung des Kontos die alternativen Adressen <Zweitadressen> hinzufügen.

Passwort

Ihr Konto-Passwort.

Zielgruppe

Die Gruppe, der eingehende E-Mails zugeordnet werden.

Verwenden Sie Filter für eine feinere Sortierung der eingehenden E-Mails.

E-Mail-Versandadresse der Zielgruppe

Legen Sie fest, ob die E-Mail-Adresse der ausgewählten Gruppe für ausgehende E-Mails zugewiesen werden soll.

Durch Zur E-Mail-Adresse des Kanals wechseln wird diese E-Mail-Adresse der Gruppe für ausgehende E-Mails hinzugefügt. Dies kann eine bereits zugewiesene E-Mail-Adresse überschreiben.

E-Mail-Adresse nicht ändern weist der Gruppe keine E-Mail-Adresse zu und ändert sie nicht. Wenn die Gruppe keine zugewiesene E-Mail-Adresse hat, bleibt sie leer. Wenn der Gruppe bereits eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde, bleibt diese unverändert.

Experten

Falls Zammad nicht herausfindet, wie Sie Ihr Konto verbinden können (oder wenn Sie nur auf erweiterte Einstellungen zugreifen möchten), verwenden Sie das Dialogfeld Experten.

Experten-Konfigurationsdialog

Eingehende E-Mail

Typ

Wählen Sie zwischen IMAP und POP3.

In den meisten Fällen werden Sie vermutlich IMAP verwenden. (Bei POP3 können Sie weder Nachrichten auf dem Server aufbewahren noch festlegen, aus welchem Ordner abgerufen werden soll.)

Host

Der Hostname oder die IP-Adresse Ihres E-Mail-Servers (z.B. imap.gmail.com).

Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter oder Systemadministrator, wenn Sie es nicht wissen.

Benutzer

Dieses Feld wird mit Ihrer E-Mail-Adresse vorausgefüllt, falls Sie eine angegeben haben, bevor Sie die Experteneinstellungen öffnen.

Passen Sie diese Einstellung an, falls Ihr Benutzername und Ihre E-Mail-Adresse voneinander abweichen.

Passwort

Ihr Konto-Passwort.

SSL / STARTTLS

Aktivieren Sie die Verschlüsselung beim Abrufen von Nachrichten.

Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:

• Kein SSL (nicht empfohlen!)

• SSL

• STARTTLS

SSL-Verifizierung

Hier können Sie festlegen, ob das Zertifikat des E-Mail-Servers überprüft werden soll oder nicht (Standard: Ja). Falls Sie eigene Zertifikate verwenden, schauen Sie bitte zunächst den Bereich SSL-Zertifikate an.

Gefahr

Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren der SSL-Verifizierung ein Sicherheitsrisiko darstellt. Es sollte nur vorübergehend oder zu Testzwecken verwendet werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, findet keine Überprüfung des Zertifikats statt, was bedeutet, dass jedes vorgelegte Zertifikat akzeptiert wird.

Port

Der Port Ihres E-Mail-Servers (typischerweise 993 für IMAP, oder 995 für POP3).

Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter oder Systemadministrator, wenn Sie es nicht wissen.

Ordner

Geben Sie an, aus welchem Ordner geholt werden soll, oder lassen Sie ihn leer, um aus INBOX zu holen.

Wenn Sie einen verschachtelten Ordner angeben, achten Sie darauf, dass Sie den vollständigen Pfad verwenden. (Einige Systeme verwenden unterschiedliche Pfad-Trennzeichen; z.B. Anfragen/Tech-Support vs. Anfragen.Tech-Support. Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter oder Systemadministrator, wenn Sie das nicht wissen.)

Wenn Sie einen Ordner ausgewählt haben, sind möglicherweise weitere Schritte erforderlich: Im letzten Schritt der Einrichtung Ihres Kontos sendet Zammad Ihnen eine E-Mail von Ihrem eigenen Konto und wartet dann darauf, dass sie in dem hier angegebenen Ordner erscheint. Die Verifizierung des Kontos wird erst nach Erhalt dieser Testnachricht abgeschlossen.

Wenn in diesem Ordner keine eingehenden E-Mails landen, prüfen Sie bitte manuell den Posteingang und verschieben die E-Mail in den Unterordner, sobald sie ankommt.

Nachrichten auf Server belassen

Spezifizieren Sie, was mit den Emails nach Zammads Import passieren soll:

• nein: Zammad löscht alle importierten Nachrichten

• Ja: Zammad markiert importierte Nachrichten als gelesen. Mit dieser Option wird Zammad nur ungelesene Nachrichten importieren. Das bedeutet, dass Zammad Nachrichten übersehen kann, wenn das Postfach bzw. Mails darin von extern verändert werden.

Bemerkung

🤔 Warum löscht Zammad standardmäßig Nachrichten?

Wenn Sie Ihre Postfach niemals bereinigen, können unter Umständen Speicherplatz-Limits erreicht werden und Ihr Email-Server lehnt eingehende Emails ab. Die meisten Zammad-Nutzer schauen für gewöhnlich nach dem Aufsetzen nicht mehr hinein und verlassen sich damit auf das Aufräumen durch Zammad.

Wenn Sie hier Ja auswählen, denken Sie bitte daran, Ihren Posteingang gelegentlich zu bereinigen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Speicherplatz-Probleme zu bekommen.

Archiv-Modus

Wie sollen alte Emails importiert werden?

Bei der Einrichtung eines E-Mail-basierten Kanals prüft Zammad, ob E-Mails im Posteingang vorhanden sind. Wenn Zammad mindestens eine E-Mail findet, wird das Dialogfeld für den Archivierungsmodus getriggert und der Archivierungsmodus ist standardmäßig aktiviert. Dieser Dialog wird auch angezeigt, wenn Sie einen bestehenden E-Mail-basierten Kanal bearbeiten. Mit dem Archivierungsmodus können Sie:

• Legen Sie einen Stichtag fest, d.h. ältere E-Mails werden im Archivmodus importiert, neuere als reguläre Tickets (einschließlich Auto-Antwort-Nachrichten und im Status „neu“).

• Wählen Sie einen Zielstatus für die archivierten E-Mails: In den meisten Fällen werden Sie die archivierten E-Mails im Status „geschlossen“ importieren wollen. Wenn Sie jedoch einen anderen Anwendungsfall haben, können Sie einen anderen Status wählen, der für Sie geeignet ist.

Bei der Archivierung von E-Mails bleiben Erstellungsdatum und -uhrzeit erhalten, und es finden keine automatischen Aktionen (z.B. Trigger mit Auto-Antwort) statt. Wenn sie als reguläre Tickets importiert werden, ist das Datum und die Uhrzeit immer die Uhrzeit des Imports.

Um alle E-Mails als reguläre Tickets zu importieren, schalten Sie einfach den Archivmodus aus.

Gefahr

Wenn Sie den Archivierungsmodus deaktivieren, behandelt Zammad alle E-Mails (auch alte) so, als wären sie heute versandt worden. Das bedeutet, dass die Absender automatische Antworten erhalten und Tickets im Status „neu“ für jede Nachricht erstellt werden.

Wenn Sie noch mehr differenzieren wollen, müssen Sie manuell eingreifen und Dinge wie Trigger deaktivieren, bevor Sie ein E-Mail Konto hinzufügen, abhängig davon was Sie erreichen möchten.

Email ausgehend

Konfigurationsdialog des E-Mail-Kanals ausgehend

E-Mail verschicken über

Wählen Sie zwischen SMTP und local MTA (z.B. Sendmail).

Die Einstellungen für local MTA (mail transfer agent) ist nur in selbst gehosteten Installationen verfügbar.

Host

Der Hostname oder die IP-Adresse Ihres E-Mail-Servers (z.B. smtp.gmail.com).

Benutzer

Ihr Konto-Login/Benutzername.

Leer lassen, um den gleichen Wert wie bei der Einrichtung des Eingangskontos zu verwenden.

Passwort

Ihr Konto-Passwort.

Leer lassen, um den gleichen Wert wie bei der Einrichtung des Eingangskontos zu verwenden.

Port

Der Port, auf dem Ihr E-Mail-Server erreichbar ist (typischerweise 587 oder 465).

Zammad wird SSL/STARTTLS-Unterstützung automatisch erkennen und aktivieren.

SSL-Verifizierung

Hier können Sie festlegen, ob das Zertifikat des E-Mail-Servers überprüft werden soll oder nicht (Standard: Ja). Falls Sie eigene Zertifikate verwenden, schauen Sie bitte zunächst den Bereich SSL-Zertifikate an.

Gefahr

Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren der SSL-Verifizierung ein Sicherheitsrisiko darstellt. Es sollte nur vorübergehend oder zu Testzwecken verwendet werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, findet keine Überprüfung des Zertifikats statt, was bedeutet, dass jedes vorgelegte Zertifikat akzeptiert wird.

Verifizierung

Im letzten Schritt prüft Zammad die Konfiguration, indem eine E-Mail von dem angelegten Account an denselben Account geschickt wird und an verify-external-smtp-sending@discard.zammad.org, wo die Mail direkt verworfen wird.

Wir haben eine eigene Seite für discard.zammad.org erstellt, die die Hintergründe beschreibt.

This this Zammad ensures that your email account is capable of sending internal and external - once this is verified the setup process is complete! 🎉

Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Adresse nicht der Gruppe zugewiesen haben, überprüfen Sie, ob die richtige E-Mail-Adresse der Gruppe zugewiesen ist.

Andernfalls können die Agenten in dieser Gruppe keine E-Mails versenden.

Fehlerbehebung

• Ein Postfach-Unterordner für eingehende E-Mails?