Account-Einrichtung

Legen Sie einen neuen Email-Account an? Das bedeuten die Einstellungen.

☠️ Zu aller erst ein Warnung! Der Abholprozess tut Dinge, die Sie ggf. nicht erwarten:

Gefahr

  • Standardmäßig löscht Zammad alle E-Mails in Ihrem Posteingang während des Importvorgangs. Verwenden Sie den Experten-Dialog, um dieses Verhalten zu deaktivieren.

  • Zammad schickt eine automatische Eingangsbenachrichtigung an den Absender jeder importierten E-Mail (auch für alte E-Mails!). Verwenden Sie den Experten-Dialog, um dieses Verhalten zu ändern oder deaktivieren Sie Auto-Antworten vor dem Hinzufügen eines E-Mail Kontos und schalten sie wieder ein, sobald alle Ihre Konten importiert wurden.

Bemerkung

Gmail / G-Suite Benutzer:

Google ist gerade dabei, seine Sicherheitsrichtlinien zu aktualisieren. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, fügen Sie Ihr Konto nicht als E-Mail-Kanal hinzu - erstellen Sie stattdessen einen Google-Kanal.

Microsoft 365-Benutzer:

Microsoft ist gerade dabei, seine Sicherheitsrichtlinien zu aktualisieren. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, fügen Sie Ihr Konto nicht als E-Mail-Kanal hinzu - erstellen Sie stattdessen einen Microsoft 365-Kanal.

Grundlegend

In den meisten Fällen kann Zammad die Einstellungen Ihres Email-Anbieters automatisch ermitteln.

Screenshot, der die Admin-Einstellungen in Zammad zeigt

Grundlegende Einrichtung eines eingehenden E-Mail-Kontos

Organisation & Abteilungsname

Der Anzeigename wird auch für ausgehende Emails verwendet.

Screenshot des Posteingangs eines Kunden mit einer E-Mail von "Chrispresso Sales"

Der Posteingang eines Kunden mit einer automatischen Antwort von Chrispresso Sales.

Wenn Sie mehrere Adressen zu einem einzigen Konto hinzufügen, können Sie für jede Adresse einen eigenen Organisations- und Abteilungsnamen festlegen.

Die E-Mail-Anzeigenamen können hier weiter angepasst werden.

E-Mail

Ihre Email-Adresse.

Wenn Ihr Konto-Login/Benutzername nicht mit Ihrer E-Mail-Adresse übereinstimmt, verwenden Sie den Dialog Experten (siehe unten).

Wenn Ihr Posteingang E-Mails für mehr als eine E-Mail-Adresse empfängt, müssen Sie nach der Einrichtung des Kontos die alternativen Adressen <Zweitadressen> hinzufügen.

Passwort

Ihr Konto-Passwort.

Ziel-Gruppe

Die Gruppe, der die eingehende Post zugewiesen wird.

Verwenden Sie Filter für eine feinere Sortierung der eingehenden E-Mails.

Experten

Falls Zammad nicht herausfindet, wie Sie Ihr Konto verbinden können (oder wenn Sie nur auf erweiterte Einstellungen zugreifen möchten), verwenden Sie das Dialogfeld Experten.

Wenn die automatische Erkennung fehlschlägt, wird der Dialog "Experten" angezeigt Dialog zur Einrichtung des Kontos.

Experten-Konfigurationsdialog

Eingehende E-Mail

Typ

Wählen Sie zwischen IMAP und POP3.

In den meisten Fällen werden Sie vermutlich IMAP verwenden. (Bei POP3 können Sie weder Nachrichten auf dem Server aufbewahren noch festlegen, aus welchem Ordner abgerufen werden soll.)

Host

Der Hostname oder die IP-Adresse Ihres E-Mail-Servers (z.B. imap.gmail.com).

Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter oder Systemadministrator, wenn Sie es nicht wissen.

Benutzer

Dieses Feld wird mit Ihrer E-Mail-Adresse vorausgefüllt, falls Sie eine angegeben haben, bevor Sie die Experteneinstellungen öffnen.

Passen Sie diese Einstellung an, falls Ihr Benutzername und Ihre E-Mail-Adresse voneinander abweichen.

Passwort

Ihr Konto-Passwort.

SSL / STARTTLS

Aktivieren Sie die Verschlüsselung beim Abrufen von Nachrichten.

Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • Kein SSL (nicht empfohlen!)

  • SSL

  • STARTTLS

SSL-Verifizierung

Hier können Sie festlegen, ob das Zertifikat des E-Mail-Servers überprüft werden soll oder nicht (Standard: Ja). Falls Sie eigene Zertifikate verwenden, schauen Sie bitte zunächst den Bereich SSL-Zertifikate an.

Gefahr

Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren der SSL-Verifizierung ein Sicherheitsrisiko darstellt. Es sollte nur vorübergehend oder zu Testzwecken verwendet werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, findet keine Überprüfung des Zertifikats statt, was bedeutet, dass jedes vorgelegte Zertifikat akzeptiert wird.

Port

Der Port Ihres E-Mail-Servers (typischerweise 993 für IMAP, oder 995 für POP3).

Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter oder Systemadministrator, wenn Sie es nicht wissen.

Ordner

Geben Sie an, aus welchem Ordner geholt werden soll, oder lassen Sie ihn leer, um aus INBOX zu holen.

Wenn Sie einen verschachtelten Ordner angeben, achten Sie darauf, dass Sie den vollständigen Pfad verwenden. (Einige Systeme verwenden unterschiedliche Pfad-Trennzeichen; z.B. Anfragen/Tech-Support vs. Anfragen.Tech-Support. Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter oder Systemadministrator, wenn Sie das nicht wissen.)

Wenn Sie einen Ordner ausgewählt haben, sind möglicherweise weitere Schritte erforderlich: Im letzten Schritt der Einrichtung Ihres Kontos sendet Zammad Ihnen eine E-Mail von Ihrem eigenen Konto und wartet dann darauf, dass sie in dem hier angegebenen Ordner erscheint. Die Verifizierung des Kontos wird erst nach Erhalt dieser Testnachricht abgeschlossen.

Wenn in diesem Ordner keine eingehenden E-Mails landen, prüfen Sie bitte manuell den Posteingang und verschieben die E-Mail in den Unterordner, sobald sie ankommt.

Nachrichten auf Server belassen

Spezifizieren Sie, was mit den Emails nach Zammads Import passieren soll:

  • nein: Zammad löscht alle importierten Nachrichten

  • Ja: Zammad markiert importierte Nachrichten als gelesen. Mit dieser Option wird Zammad nur ungelesene Nachrichten importieren. Das bedeutet, dass Zammad Nachrichten übersehen kann, wenn das Postfach bzw. Mails darin von extern verändert werden.

Bemerkung

🤔 Warum löscht Zammad standardmäßig Nachrichten?

Wenn Sie Ihre Postfach niemals bereinigen, können unter Umständen Speicherplatz-Limits erreicht werden und Ihr Email-Server lehnt eingehende Emails ab. Die meisten Zammad-Nutzer schauen für gewöhnlich nach dem Aufsetzen nicht mehr hinein und verlassen sich damit auf das Aufräumen durch Zammad.

Wenn Sie hier Ja auswählen, denken Sie bitte daran, Ihren Posteingang gelegentlich zu bereinigen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Speicherplatz-Probleme zu bekommen.

Importieren als
"Importieren als" Option im E-Mail Einrichtungs-Dialog

Wie sollen alte Emails importiert werden?

Während des Importvorgangs behandelt Zammad alle Nachrichten (auch solche, die Sie bereits vor Monaten oder Jahren gelesen haben) so, als ob sie heute versandt worden wären: Absender erhalten automatische Antworten und Tickets werden für jede Nachricht mit Status „neu“erstellt .

Diese Option deaktiviert dieses Verhalten für E-Mails, die älter als zwei Wochen sind.

Bemerkung

Diese Option wird möglicherweise nicht angezeigt, wenn:

  • alle Nachrichten in Ihrem Posteingang sind weniger als zwei Wochen alt

  • Sie haben Nachrichten auf dem Server belassen: Ja ausgewählt

  • Sie haben Typ: POP3 ausgewählt

Um keine unerwünschten Effekte auszulösen deaktivieren Sie das und andere triggers bevor Sie einen E-Mail-Konto hinzufügen, dann schalten Sie diese wieder ein nachdem alle Mails importiert wurden.

Email ausgehend

Screenshot, der die Admin-Einstellungen in Zammad zeigt

Konfigurationsdialog des E-Mail-Kanals ausgehend

E-Mail verschicken über

Wählen Sie zwischen SMTP und local MTA (z.B. Sendmail).

Die Einstellungen für local MTA (mail transfer agent) ist nur in selbst gehosteten Installationen verfügbar.

Host

Der Hostname oder die IP-Adresse Ihres E-Mail-Servers (z.B. smtp.gmail.com).

Benutzer

Ihr Konto-Login/Benutzername.

Leer lassen, um den gleichen Wert wie bei der Einrichtung des Eingangskontos zu verwenden.

Passwort

Ihr Konto-Passwort.

Leer lassen, um den gleichen Wert wie bei der Einrichtung des Eingangskontos zu verwenden.

Port

Der Port, auf dem Ihr E-Mail-Server erreichbar ist (typischerweise 587 oder 465).

Zammad wird SSL/STARTTLS-Unterstützung automatisch erkennen und aktivieren.

SSL-Verifizierung

Hier können Sie festlegen, ob das Zertifikat des E-Mail-Servers überprüft werden soll oder nicht (Standard: Ja). Falls Sie eigene Zertifikate verwenden, schauen Sie bitte zunächst den Bereich SSL-Zertifikate an.

Gefahr

Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren der SSL-Verifizierung ein Sicherheitsrisiko darstellt. Es sollte nur vorübergehend oder zu Testzwecken verwendet werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, findet keine Überprüfung des Zertifikats statt, was bedeutet, dass jedes vorgelegte Zertifikat akzeptiert wird.

Verifizierung

Schritt zur Überprüfung des E-Mail-Kontos

Im letzten Schritt prüft Zammad die Konfiguration, indem eine E-Mail von dem angelegten Account an denselben Account geschickt wird und an verify-external-smtp-sending@discard.zammad.org, wo die Mail direkt verworfen wird.

Wir haben eine eigene Seite für discard.zammad.org erstellt, die die Hintergründe beschreibt.

This this Zammad ensures that your email account is capable of sending internal and external - once this is verified the setup process is complete! 🎉

Hinweis

🤓 Vergessen Sie nicht die ausgehende Email-Adresse zu setzen

In Zammad entscheidet jede Gruppe, welche Email-Adresse für den ausgehenden Versand verwendet wird. Eingehende Gruppen haben hierauf technisch keinen Einfluss.

Stellen Sie aus diesem Grund sicher, dass Sie auch die Gruppen-Einstellungen anpassen.